Magazinele Extra Bun, oferind produse alimentare, băuturi şi tutun, s-au remarcat printr-o abordare originală a procesului de vânzare en-detail, în care procesarea cărnii (tranşarea) şi vânzarea se fac într-un spaţiu comun, în faţa consumatorului final. Acest lucru face ca încrederea în produsele firmei să fie foarte mare, cu implicaţii directe asupra volumului de vânzări zilnice.
Nevoile Beneficiarului – Cu un volum foarte mare al vânzărilor, Extra Bun Srl a avut cerinţe foarte exigente în privinţa sistemului informatic integrat care gestionează activitatea de vânzare, precum şi operaţiunile din back-office. Sistemul informatic trebuia să integreze în aceaşi bază de date operaţiunile comerciale de la mai multe magazine, astfel încât să asigure atât centralizarea automată a datelor la un server central, dar în acelaşi timp să ofere independenţă punctelor de lucru în situaţia în care conexiunea cu punctul central nu este disponibilă. Sistemul trebuia să răspundă şi cerinţelor date de un volum mare de documente zilnic, operate prin casele de marcat din magazine. O altă cerinţă importantă a fost posibilitatea obţinerii tuturor analizelor şi rapoartelor manageriale necesare, fără prelucrări ulterioare.
Soluţia propusă – A fost propus sistemul informatic ERP DataLight Enterprise, compus din modulele de vânzare în regim retail (PLU Server), gestiune (Gestiune 3.0), contabilitate (Balpro), precum şi Personal-Salarizare şi Mijloace fixe. Modulul PLU Server lucrează cu casele de marcat Sapel Shop HT 238, precum şi cu cântarele Bizerba alese de beneficiar, în vederea generării automate a etichetelor de coduri de bare în urma cântăririi produselor vândute. Sistemul informatic a fost implementat atât în magazinele firmei cât şi în departamentul financiar-contabilitate, astfel încât documentele operate în magazine să genereze automat operaţiunile contabile ale firmei.
Implementarea sistemului – Soluţia software propusă a fost precedată de o analiză atentă a fluxului de documente din firma Beneficiar şi de adaptarea la nevoile acestuia a modulului PLU Server, astfel încât să se minimizeze investiţia în echipamente hardware şi să crească viteza de vânzare către clienţi. Din acest motiv, serverul caselor din magazin lucrează simultan cu mai multe case de marcat. În acest caz particular, modulul PLU Server lucrează cu câte 3 case de marcat simultan, cărora le furnizează informaţii privind produsele (preţ, denumire) şi de la care preia informaţiile despre bonurile fiscale emise şi încasările aferente. Vânzarea se realizează exclusiv din casele de marcat, pe baza codurilor de bare sau a codurilor de produs. Pentru produsele cântărite, în memoria cântarelor Bizerba se importă codurile produselor, astfel încât eticheta cu coduri de bare generată să fie scanată la punctul de vânzare şi vânzarea să se realizeze rapid, în aceleaşi condiţii de viteză cu oricare alt produs. Tot în baza de date a magazinului se operează documentele de intrare în gestiune şi tipărirea documentelor aferente.
Odată salvate informaţiile în PLU Server, acestea sunt transmise în mod automat, printr-un proces de replicare, către punctul central. În cazul în care conexiunea Internet nu este activă, datele rămân salvate în baza de date a magazinului până la restabilirea conexiunii. Datele transmise către serverul central sunt centralizate în modulul Gestiune 3.0, unde pot fi analizate sub aspectul comercial (rulaje, adaosuri, topuri de vânzări) cât şi din punct de vedere contabil, aşa cum sunt ele transmise către modulul de management financiar Balpro.
Obiective atinse – În urma implementării sistemului informatic ERP DataLight Enterprise au fost atins dezideratul de viteză şi control al documentelor doriţi de către beneficiar, precum şi stabilitatea datelor şi coerenţa folosirii sistemului informatic. Deasemeni, cerinţele de furnizare a informaţiilor pentru analizele strategice şi de viteza de lucru au fost indeplinite cu succes: „Pentru a avea succes în afacerea Extra Bun am avut nevoie de un control foarte riguros asupra tuturor operaţiunilor din magazinele noastre. Sistemul informatic DataLight Retail ne oferă acest control în orice moment, motiv pentru care am ales să-l implementăm la toate magazinele noastre”, declară d-l Cosmin Stroia, administratorul firmei Extra Bun Srl.
