Una din principalele provocari ale firmelor de distributie este aceea de a tine sub control miscarea ambalajelor. Chiar daca pare paradoxal, firmele de distributie pot aduna in timp de 4-5 ani valori uriase ale ambalajelor lasate in custodie clientilor, astfel incat incetarea colaborarii cu un producator / importator de bauturi devine o problema serioasa, avand in vedere cantitatile si valorile mari ale ambalajelor ce trebuie returnate si/sau rascumparate.

AttoSOFT a pregatit sistemul ERP DataLight Enterprise cu un sistem special de lucru in privinta ambalajelor, pentru a evita aceste situatii extreme si pentru a avea fluiditate si corectitudine in modul de lucru cu ambalajele.

Sistemul ERP DataLight Enterprise dispune de o serie de facilitati special dedicate lucrului cu ambalaje, din care exemplificam:

• posibilitatea de a asocia fiecarui produs mai multe tipuri de ambalaj (de ex. la un produs se asociaza atat sticla, cat si naveta si paletul, fiecare in cantitatile aferente)
• daca se lucreaza cu un sistem de automatizare a fortei de vanzari SFA, posibilitatea de a incarca in PDA-ul agentilor de vanzari informatiile aferente ambalajelor
• posibilitatea de a adauga / incarca in mod automat cantitatile de ambalaje corespunzatoare marfurilor de pe comanda client / factura, fara a mai fi nevoie de operare manuala
• posibilitatea de a completa automat cantitatea de ambalaje ce va fi returnata de catre client si eventual modificata de catre agent, in cazul in care clientul nu dispune de intreaga cantitate de ambalaj
• posibilitatea de a evidentia in mod distinct pe facturi cantitatile si valorile ambalajelor tur si retur, conform informatiilor operate de agentul de vanzari in PDA.
• posibilitatea de a evidentia distinct cantitatile de ambajale tur si retur in incarcarile de masini, pentru a informa gestionarul si livratorul despre cantitatile ce trebuie livrate si respectiv preluate de la client.
• posibilitatea de a evidentia distinct pe cele doua categorii (marfuri si ambalaje) valoarea facturilor de incasat (neincasatele) si facturile scadente (scadentarele).

Modul de lucru propus de AttoSOFT partenerilor sai din domeniul distributiei este urmatorul:

Configurarea initiala a sistemului

• In sistem informatic se definesc produsele de tip ambalaje, care sunt marcate ca atare si care vor fi livrate clientului odata cu produsele propriu-zise.
• In cadrul nomenclatorului de marfa, se asociaza la marfuri produsele de tip ambalaje, in cantitatile aferente (de ex la o bucata marfa “Bere” se asociaza o sticla, la 20 de bucati se asociaza o naveta, la 240 de sticle se asociaza un palet).
• Se alege modul de afisare a informatiilor despre ambalaje pe formularul de tiparire al facturii. Sunt disponibile mai multe variante:

1. tiparirea ambalajelor pe factura langa marfuri
2. tiparirea ambalajelor pe factura intr-o anexa separata, fiind evidentiate pe coloane separate cantitatea de ambalaj livrat si cel returnat de client
3. tiparirea ambalajelor pe factura intr-o anexa separata, cantitatea fiind diferenta intre cantitatea de ambalaj livrat si cel returnat de client

• Daca se lucreaza cu PDA-uri, se activeaza transferul de informatii privind ambalajele in modulul SFA DataLight PDA On-line, aflat in dotarea agentului, si care ii va permite acestuia sa stabileasca tipul si cantitatea de ambalaje pentru comenzile preluate.
• In sistem se introduc documente care evidentiaza stocul curent de ambalaj aflat la clientii firmei, care va fi tratat ca fiind stocul initial al stocului la acel client.

Modul de lucru zilnic

• Agentul de vanzari preia comanda de la client in PDA On-line; la fiecare produs ambalat, modulul PDA On-line calculeaza cantitatea de ambalaje aferente, pe care o trece in anexa comenzii. Daca clientul nu poate returna intreaga cantitate de ambalaj, aceasta poate fi modificata de catre agentul de vanzari; La sincronizarea comenzii cu serverul, informatiile despre ambalaj sunt aduse in sistem.
• Daca compania de distributie nu lucreaza cu PDA-uri, sistemul permite introducerea / preluarea de comenzi fara a se completa ambalajele (se insereaza in comanda / factura numai marfurile), urmand ca ambalajele sa fie inserate automat de program la transformarea comenzilor in facturi. De asemeni, se poate apela la acest mod de lucru (inserarea ambalajelor la transformarea comenzilor in facturi) si daca se utilizeaza PDA-uri.
• Se transforma comenzile in facturi, moment in care programul poate insera in mod automat ambalajele aferente in documente. La tiparirea facturii, ambalajele apar pe factura tiparita asa cum s-a stabilit in cursul configurarii initiale.
• La crearea incarcarii de masina in sistemul de logistica a DataLight Enterprise, se pot vizualiza si lista separat cantitatile cu plus si minus ale ambalajelor, pentru a se cunoaste de catre livrator cantitatile de ambalaje goale ce trebuiesc preluate de la client.
• La revenirea livratorului, operatorul de facturare poate corecta, pe baza de avize, acele situatii speciale in care cantitatea de ambalaj returnata de clientul final nu este cea stabilita initial.
• Prin rapoarte specifice, se pot vizualiza stocul curent de ambalaje la fiecare client in parte, respectiv soldul la clienti defalcat pe pozitii de marfa si pozitii de ambalaje.
• In ziua urmatoare, ciclul se reia prin preluarea comenzii de la client de catre agentul de vanzari.

In concluzie, gestionarea ambalajelor poate fi o operatiune relativ simpla in conditiile in care sistemul informatic este adaptat pentru aceasta sarcina, iar resursele umane si materiale alocate sunt dimensionate corect pe volumul tranzactiilor cu ambalaje ale organizatiei.

Modulul software DataLight Logistic a fost proiectat de catre departamentul de dezvoltare – cercetare al AttoSOFT sa automatizeze si implicit sa creasca viteza si controlul asupra operatiunilor de ordin logistic ale companiei, respectiv receptii de marfa, livrari pe baza de factura / aviz / bon consum si inventariere.

Prin folosirea sistemului integrat hardware si software in operatiunile de logistica se reduc timpii de operare cu peste 30% in cazul receptiilor si a livrarilor si cu peste 65 % in cazul inventarierii. In plus, rata erorilor umane scade pana la zero, avand in vedere identificarea automata a produselor dupa codul de bare al acestora.

In cazul receptiilor, terminalul mobil se foloseste pentru a scana toate produsele din receptia respectiva, iar pentru fiecare produs scanat se completeaza cantitatea receptionata. Ulterior, informatia din terminalul mobil se descarca in sistemul software ERP, iar utilizatorii completeaza pe documentul "digital" de receptie numai informatiile specifice antetului (furnizorul, data si nr documentului, data scadenta). In acest fel creste viteza cu care sunt realizate receptiile (in special in cazul produselor voluminoase, ce nu se pot transporta in biroul de receptii pentru a fi scanate) si de asemeni creste corectitudinea datelor introduse in sistemul informatic, prin eliminarea interventiei umane in ceea ce priveste identificarea produselor receptionate.

Acelasi mod de lucru se aplica in cazul livrarilor pe baza de factura, aviz sau chiar pentru bonuri de consum si orice alt tip de document de iesire. Produsele pregatite pentru livrare sunt scanate si notate din punct de vedere cantitativ, iar informatiile din terminalul mobil sunt apoi transferate in sistemul informatic, in care operatorul completeaza informatiile specifice documentului. Din nou putem aprecia atat viteza dar mai ales corectitudinea informatiei in ceea ce priveste identitatea produselor livrate si cantitatea aferenta acestora.

Eliminarea erorii umane poate deveni un argument foarte important in ceea ce priveste utilizarea unui astfel de sistem logistic, in special in cazul produselor "sensibile" in privinta stocurilor corecte. Este cazul produselor accizabile (de ex produsele alcoolice), pentru care o eroare umana de identificare poate insemna un stoc eronat si implicit riscul unor amenzi din partea organelor de control a statului.

Modul de lucru in privinta inventarierii pune in valoare toate atu-urile folosirii unui terminal mobil. Odata initiat inventarul in sistemul ERP DataLight Enterprise, fie el total sau partial, produsele supuse inventarului sunt transferate in memoria terminalului portabil. Inventarul consta in scanarea produselor si completarea in terminalul mobil a cantitatilor faptice numarate pentru acel produs. Odata finalizat acest proces, descarcarea tuturor informatiilor din terminalul mobil in baza de date a DataLight Enterprise se realizeaza automat, intr-un timp foarte scurt, de ordinul minutelor, comparativ cu perioadele de ore sau zile in cazul tastarii manuale a informatiei despre stocul faptic. Valorificarea inventarului, prin generarea documentelor de reglare, se realizeaza automat, ca documente de intrare si/sau iesire, in functie de optiunile utilizatorului care a initiat procesul de inventariere. Diminuarea timpilor de inventariere cu peste 65% apare atat prin cresterea vitezei cu care se identifica produsele (produsele nu mai sunt cautate in liste tiparite pe suport hartie), timpii pentru corectarea erorilor umane de identificare a produselor, precum si timpul extraordinar de lung de introducere a informatiilor privind cantitatile faptice in sistemul informatic, pentru a se regla stocurile scriptice. Mai mult, diminuarea timpului alocat pentru inventariere inseamna mai mult timp pentru vanzari.

Analiza de profitabilitate in ceea ce priveste utilizarea terminalelor mobile pentru operatiunile logistice se poate realiza in acest mod: