Despre Beneficiar
Bambus SRL este una din cele mai mari firme de distributie din judetul Vaslui, cu un volum de afaceri care o situeaza in primele 10 firme de profil din judet. Inca de la infiintare Bambus SRL si-a propus sa ofere servicii si produse optime care sa corespunda exigentelor clientilor sai. Cu un raport calitate-pret al produselor si serviciilor oferite foarte bun si cu o promtitudine deosebita, firma a reusit in fiecare an cresteri de peste 25% ale cifrei de afaceri. Firma isi desfasoara activitatea in 3 locatii distincte, o logostica auto impresionanta si cu un numar de peste 60 de agenti de vanzari.
Nevoile Beneficiarului
Automatizarea procesului de distributie a fost si ramane cea mai importanta cerinta a unei firme de distributie, avand in vedere numarul mare de clienti si de marfuri cu care se lucreaza. Pe langa aceasta cerinta generala, a fost importanta capacitatea de analiza asupra vanzarilor, prin rapoarte statistice si cuburi de decizie OLAP care sa asigure luarea unor decizii corecte in privinta stocurilor, a preturilor si discounturilor precum si a aprovizionarii. O alta cerinta data de specificul firmei a fost viteza de lucru si in special cea de raportare, foarte importanta in contextul unui volum foarte mare de date de procesat, ce trebuie colectate in mod automat din 3 locatii distincte ale firmei.
Solutia propusa
A fost propus sistemul informatic ERP DataLight Enterprise, compus din modulele de gestiune (Gestiune 3.0), contabilitate (Balpro), precum si Personal-Salarizare si Mijloace fixe. Pentru automatizarea fortei de vanzare a fost propus sistemul SFA DataLight PDA On-line, pentru cei peste 60 de agenti de vanzari in cele 3 locatii geografice ale firmei.
In vederea integrarii informatiilor centralizarea datelor din cele 3 locatii s-a realizat prin mecanismul de replicare, astfel incat sa se asigure independenta punctelor de lucru (in cazul in care Internet-ul nu este accesibil) dar si sa se poata dispune in mod automat de toate datele operate in cele 3 puncte.
Implementarea sistemului
Desi beneficiarul folosea tot o solutie software de la firma AttoSOFT, implementarea a debutat cu o analiza atenta a cerintelor clientului, in vederea trecerii pe noul sistem fara intreruperea activitatii din firma.
Pentru fiecare din cerintele formulate au fost identificate solutii in noul sistem:
- replicare intre punctele de lucru pentru centralizarea tuturor informatiilor si analiza in timp real a soldurilor si stocurilor;
- folosirea sistemului de automatizare a fortei de vanzare prin PDA-uri conectate on-line la cele 3 servere, astfel incat agentii sa aiba o informatie corecta si actuala asupra stocului si facturilor de incasat, cu posibilitatea de transmisie imediata a comenzii clientului
- automatizarea procesului de facturare prin transformarea automata a comenzilor in facturi si tiparirea in bloc a acestora, tinind cont de limitarile la facturare pentru clientii cu probleme
- folosirea unei baze de date corect dimensionate si adaptarea rapoartelor, inlusiv folosirea rapoartelor de tip cub de decizie (OLAP) pentru analiza vanzarilor pe diverse categorii de informatii: marfuri / grupe de marfa / agenti / rute / clienti etc.
Dupa preluarea datelor din vechiul sistem a fost realizata o instruire atenta a utilizatorilor finali, in special a agentilor de vanzari, ca premisa pentru eliminarea problemelor inerente primelor zile de lucru pe noul sistem. Dupa primele zile de la inceperea efectiva a activitatii pe noul sistem a continuat implementarea prin rafinarea rapoartelor necesare middle-managerilor din firma, in special analizele de vanzari. In prezent, continua dezvoltarea sistemului informatic prin integrarea de raportari si interfatari ale distribuitorului Bambus SRL cu diversi furnizori ai sai.
Obiective atinse
Implementarea noului sistemului informatic ERP DataLight Enterprise a adus firmei Bambus SRL un mecanism mai simplu si eficient de centralizare a datelor, care ajuta la cunosterea exacta a situatiei din toate cele 3 puncte de lucru. Pe langa aceasta, au fost indeplinite cu succes cerintele referitoare la automatizarea proceselor din firma si deci la cresterea vitezei de lucru in relatia cu clientii.
Implementarea sistemului SFA cu PDA-uri on-line a permis cunoasterea exacta a stocurilor de la depozit si a situatiei clientului respectiv direct pe teren; transmiterea imediata a comenzilor de la client in server, a permis in unele cazuri livrarea produselor la clienti in aceasi zi cu comanda.
"Am continuat colaborarea cu firma AttoSOFT prin folosirea sistemului DataLight Enterprise ERP pentru ca ofera solutii la toate problemele cu care ne confruntam in activitatea de zi cu zi. Sistemul este bine pus la punct si dupa problemele inerente de inceput, toate activitatile se desfasoara intr-un ritm sustinut." declara d-l Nica Mihai, Directorul general al firmei Bambus SRL. |
