Despre Beneficiar
ERNA Service & Trade SRL este una din cele mai mari firme de distributie din judetul Iasi, cu un volum de afaceri care o situeaza in topul firmelor de profil din judet. Firma isi desfasoara activitatea in 9 locatii distincte, in principalele zone din Moldova si Ardeal, folosind o logistica impresionanta si peste 100 de agenti de vanzari.
Nevoile Beneficiarului
Repartizarea geografica a celor 9 puncte de lucru si volumul foarte mare de documente (cca 400 de facturi zilnic la fiecare punct de lucru) au impus inlocuirea vechiului sistem informatic cu unul care sa rezolve problemele legate de transmisia datelor din puncte catre centru, precum si alte nevoi specifice: automatizarea procesului de vanzare prin folosirea de PDA-uri pentru preluarea comenzilor si transmiterea lor on-line la sediu, respectiv facturarea in regim van-sell. O alta cerinta importanta este legata de procesarea datelor si obtinerea de rapoarte de sinteza, atat pentru vanzari cat si pentru stocuri si ritmicitatea aprovizionarii.
Solutia propusa
A fost propus sistemul ERP DataLight Enterprise, compus din modulele DataLight Gestiune 3.0, sistemul de automatizare a fortei de vanzare PDALight On-line, contabilitate DataLight Balpro si DataLight Mijloace Fixe.
Modulul cel mai utilizat este modulul de automatizare a fortei de vanzare PDALight On-line. Agentii de vanzari folosesc atat versiunea pre-sales cat si cea van-sales, cu comunicatie on-line pentru transmiterea imediata la sediu a comenzilor, facturilor si incasarilor de pe teren.
Modulul dominant din punctul de vedere al functionalitatilor de baza este modulul DataLight Gestiune 3.0 care optimizeaza intregul proces de aprovizionare – comenzi clienti – livrari. In acest modul sunt transmise comenzile din sistemul PDALight On-line si se transforma automat in facturi si incarcari masina, se verifica stocurile critice, se evalueaza soldurile la clienti. Au fost activate si sistemele de discount-uri clienti, blocarea la facturare a clientilor cu probleme la sold si sistemul de raportare OLAP pentru analize de vanzari, intrari si stocuri.
Modulul de management financiar si contabilitate DataLight Balpro transforma automat operatiunile contabile primite din modulul DataLight Gestiune 3.0 in rapoarte contabile conforme cu legislatia in vigoare.
Modulul DataLight Mijloace Fixe completeaza informatiile necesare pentru analize de costuri.
Centralizarea datelor din cele 9 locatii se realizeaza prin mecanismul de replicare, astfel incat sa se asigure independenta punctelor de lucru in cazul in care conexiunea Internet nu este disponibila. Sistemul transmite in mod automat datele din punct catre baza, fara interventia efectiva a utilizatorilor.
Implementarea sistemului
Avand in vedere anvergura implementarii, care implica schimbarea sistemului informatic „din mers” pentru toate cele 9 locatii simultan, s-a recurs la o analiza riguroasa a cerintelor, a etapelor si a riscurilor implementarii. Instruiri centralizate si implementarea unui proiect-pilot a permis realizarea implementarii finale si inceperea lucrului efectiv fara a perturba activitatea economica a firmei si fara incidente.
Pentru cerintele formulate au fost implementate in noul sistem:
- sistemul de automatizare a fortei de vanzare on-line, ce permite agentilor sa aiba informatii corecte asupra stocului si facturilor de incasat, cu posibilitatea de transmisie imediata a comenzii / facturii si incasarii
- replicare intre cele 9 puncte de lucru si baza, pentru centralizarea informatiilor si analize in timp real a soldurilor si stocurilor
-
folosirea unei baze de date corect dimensionate si a rapoartelor de analize vanzari, stocuri, inclusiv folosirea rapoartelor de tip cub de decizie (OLAP)
Obiective atinse
Implementarea noului sistem informatic DataLight Enterprise a adus plus-valoare in ceea ce priveste integrarea informatiei si viteza cu care a aceasta informatie este disponibila utilizatorilor. Luarea deciziilor se face acum pe baza unor informatii solide, actuale.
"Principalele beneficii pe care ni le aduce folosirea sistemului informatic DataLight Enterprise ERP sunt legate de integrarea informatiei si de controlul vanzarilor in cadrul companiei noastre. Odata cu implementarea acestui sistem, informatiile sunt mult mai accesibile utilizatorilor care au nevoie de ele, in timp real. Circuitul intern al documentelor si analizele pot fi urmarite mult mai usor, avand in vedere controlul substantial pe care il detinem asupra informatiei." declara reprezentantul firmei ERNA Service & Trade srl. |
